Kako zelo smo se vsi skupaj motili, se je pokazalo že konec meseca junija. Situacija v regiji se je začela poslabševati in čez noč smo morali spreminjati svojo strategijo. Ko so po vrsti začeli udeležbo v živo odpovedovati predavatelji iz liste rdečih držav, je Conventa Crossover čez noč postala hibridna. Za vsakega mi je bilo iskreno žal. Edina opcija je bila hibridna izvedba, ki pa smo jo z ekipo poznali bolj kot koncept. Modus, ki združuje najboljše iz dveh svetov, spletnega in v živo.

Mlajši kolegi, soočeni z novo situacijo, so se hitro oprijeli svoje standardne poti iskanja najboljše rešitve pri stričku Googlu. Hitro so obupali nad ekspertizo najpomembnejšega referenčnega orodja milenijcev. Neskončno število člankov na to temo je dalo malo resnih odgovorov in zdelo se je, da jih pišejo roboti brez praktičnih izkušenj. Video tutoriala, kako v desetih korakih organizirati hibridni dogodek, še nihče ni zares objavil. Eno samo nakladanje in bluzenje, ki je v bistvu promoviralo ponudnike različnih videokonferenčnih platform.

Zato smo se zadeve lotili tako kot vsakega našega projekta. Skozi dizajnersko razmišljajnje ali meeting dizajn smo dogodek razstavili na prafaktorje in sestavili povsem nov prototip Convente Crossover 2020. Ugotovili smo, da bo ključni izziv povezovanje dveh povsem različnih publik, spletne in tiste v živo. To se je tudi v praksi pokazalo kot največji problem.

Poleg tega pa smo že na samem začetku projekta razbili ključni stereotip.

Streaming ali webcasting, po slovensko video prenos, je le del uspešnega dogodka, videokonferenčne spletne platforme so odvisne od potreb naročnikov, videokonferečni sistemi pa od njihovih navad. Osnova za vrhunsko hibridno konferenco pa je visoko zmogljiva internetna povezava.

Video prenos (online streaming) ni hibridna konferenca, temveč zgolj in samo spletni video prenos.

Zagotovo pa boste na hibridnem dogodku takšno storitev vedno potrebovali. Za spletni prenos se obrnite na profesionalce, ki za to področje uporabljajo profi opremo in razumejo kompleksnost takšnih dogodkov.

Kasneje se je v praksi pokazalo, da smo dejansko organizirali enega prvih hibridnih dogodkov v regiji. Pri tem smo osvojili vrsto znanj in praktičnih izkušenj, ki jih želimo deliti z vsemi, ki se lotevate tega podviga. Kaj vse potrebujete za uspešno hibridno konferenco, pa si preberite v nadaljevanju.

Dogodek bi nam zelo težko uspel brez dobre kreativne zasnove s pomočjo orodij in tehnik dizajnerskega razmišljanja. Ves čas smo bili usmerjeni na potrebe udeležencev dogodkov, ki pa so se vmes temeljito spremenile. Končni rezultat dizajnerskih delavnic sta bila dva prototipa dogodka. Nabralo pa se je precej idej in kreativnih rešitev za prihodnje dogodke.

Upal bi si trditi, da je bilo v fazi priprave dogodka 80 % energije usmerjene v pripravo vsebin za vse kanale komuniciranja. Dogodek je dejansko izjemen komunikacijski pospeševalec in zato smo temu področju namenjali ogromno pozornosti. Ves čas projekta pa je bil z nami tudi hišni tekstopisec.

Priprava različnih orodij za aktivacijo udeležecncev je še en ključni del uspešne organizacije. Vse se je začelo s kakovostno bazo podatkov. Ker se je fokus dogodka iz Evrope preusmeril v regijo, smo morali bazo temeljito dopolniti. Dobra baza pa je bila vzvod za direktni marketing in gradnjo skupnosti projekta Crossover.

Velik del trženja se je preselil na družabna omrežja. Za ta del smo izdelali natančen načrt vzpostavitve in optimizacije pojavnosti dogodka na družabnih omrežjih. Razvili smo grafično podobo komuniciranja in plan tedenske aktivacije. Za orodje z najvišjo stopnjo konverzije se je izkazal Linkedin (več o tem razkrijemo v enem od prihodnjih člankov).

Priprava vseh govorcev, da bodo uspešno in učinkovito uporabljali vsa orodja in se v dogodek vključevali profesionalno in brez napak. Ta del vključuje pomoč na domu, testiranje povezav in svetovanje. S speakerji smo izvedli dve online delavnici za usklajevanje vsebinskega dela, ter generalko dan pred dogodkom.

Sama po sebi se razume brezskrbna spletna registracija udeležencev z optimizacijo akreditacije udeležencev na licu mesta s kontrolo vstopa in beleženjem prisotnosti. Ta del je bil pomemben tudi z vidika zagotavljanja varnosti v skladu s certifikatom Varno in zdravo na dogodke.

Video spletni prenos dogodka na izbrano online platformo z eno ali več kamerami in programsko opremo za mešanje slike ter grafično opremo, vključno z integracijo v najbolj popularne videokonferenčne platforme. Za ta del smo izbrali vrhunske zunanje sodelavce, ki se ukvarjajo izključno s tem delom produkcije. To se je izkazalo za res pomembno odločitev, ki je prispevala h kakovosti celotne izkušnje in zadovoljstvu udeležencev.

Izbira videokonferenčne platforme je odvisna od vrste dejavnikov. Zaradi kompleksnosti projekta smo tokrat izbrali dogodku povsem prilagojeno platformo. Preko nje je potekal direktni prenos, komunikacija in aktivacija udeležencev med samim dogodkom. Delovala je kot most med spletno publiko in udeleženci v živo. V prihodnje bo še veliko dela na področju aktivacije spletnih udeležencev in omogočanja spletnih sestankov (matchmakinga).

Zelo pomembna je hitra in učinkovita priprava vnaprej posnetih predavanj, ki vključuje avtomatizirano prezentacijo predavatelja z videom in grafično opremo. Ta del je eden od ključnih delov aktivacije spletnih udeležencev. Za ta del uporabljamo našo hišno rešitev za webinarje Click Meeting. Omogoča namreč, da na daljavo posnamemo tako prezentacijo kot speakerja in dobimo kakovosten video na zahtevo (VOD-video on demand). Opcija so tudi podcasti.

Hibridni dogodki so brez vrhunske izkušnje v živo dobesedno obglavljeni. Zato je treba poskrbeti za vrhunsko ozvočenje, sliko, luč. To je osnova za interaktivni most med udeleženci dogodka v živo in preko spleta. Na Crossoverju smo ta del projekta zaupali vrhunski tehnični ekipi, s katero redno sodelujemo. Kot glavni izziv se je pokazala integracija vseh tehnologij. Zaradi tega je generalka obvezna in vam jo toplo priporočamo.

Moderiranje kvizov, priprava anket in vprašalnikov, nagradne igre in druge oblike igrifikacije so obvezni del aktivacije udeležencev. S tem delom bo v prihodnje še veliko dela, iz naše izkušnje pa je potrebno obvezno angažirati spletnega moderatorja s specifičnimi moderatorskimi znanji in tehnikamo. Kot ena boljših videokonferenčnih orodij se je na tem področju izkazal Zoom z orodjem “breakout rooms.”

Če želimo, da bo dogodek postal pomembno strateško orodje komuniciranja, moramo znati izmeriti celoten doseg komunikacije in izmeriti zadovoljstvo udeležencev z ustreznimi anketami. Pri dosegu komunikacije je bil glavni izziv integracija različnih poročil skozi vsa uporabljena orodja komunikacije. V ta namen smo razvili lastno KPI matriko za merjenje učinkov, ki se je izkazala za uporabno in koristno za vse deležnike.

Out-take 1:

Če nam je socialna distanca zdesetkala kapaciteto v živo, pa so možnosti za širitev dogodka v hibridni izdaji praktično neomejene.

Out-take 2:

Kakovost vsebin in predavateljev je ključna. Dobri predavatelji vam omogočajo monetizacijo dogodka še dolgo po tem, ko je dogodka konec.

Out-take 3:

Naša odgovornost je, da dogodke v prihodnje organiziramo s čim manjšim okoljskim odtisom. Hibridna rešitev to v veliki meri omogoča.

Out-take 4:

Tehnične rešitve in orodja rešujejo veliko izzivov, ključni pa ostaja njihova integracija v robusten in zaneseljiv hibridni dogodek.

Out-take 5:

Ne glede na to kakšen dogodek organizirate, morate res dobro poznati svojo publiko-skupnost in njim prilagoditi dizajn in arhitekturo dogodka.