In kakšna vprašanja jim moramo obvezno zastaviti...
Organizatorji praviloma za svoje dogodke iščemo prizorišča, kjer razumejo naše potrebe in zahteve, in imajo tudi praktične izkušnje in reference. Zaradi zapovedane fizične distance bomo dogodke še nekaj časa organizirali na digitalen ali hibriden način. Pri drugi opciji je poleg ostalih zadev izjemno pomembna izbira pravega ali kot mu pravimo, pametnega prizorišča.
Po naših izkušnjah v teh časih obstajata dve vrsti prizorišč:
1. Prizorišča, ki čakajo na konec krize in želijo ostati specializirana za “live” dogodke, izvedbo digitalnih in hibridnih dogodkov pa prepuščajo zunanjim partnerjem
2. Prizorišča, ki so koronakrizo izkoristila za poslovni preobrat in ponujajo celovito podporo, vključno z lastnim studiem in vrhunsko tehnično podporo, morda tudi z lastnimi inovacijami.
Kaj vam kot organizatorjem ali naročnikom ustreza, je odvisno od zahtevnosti vašega dogodka. Zagotovo pa je poznavanje nove digitalne realnosti dogodkov velika prednost.
Večino zapisanega ponujajo le redka prizorišča v Evropi. Zakaj je temu tako, je vprašanje za management. Zagotovo pa se bodo morali tudi trenutni zamudniki in počasni sledilci čimhitreje prilagoditi novi situaciji.
Že danes je torej veliko povpraševanje po ultra-tehnoloških prizoriščih, ki zagotavljajo vse zapisano, poleg tega pa še 5G povezavo, studio za snemanje, 2D in 3D animacijo in še marsikaj, kar sodi med razloge, zakaj je dogodek bolje organizirati pri njih kot v domači pisarni.
Ker je situacija za vse nova, smo zbrali nekaj vprašanj, ki jih morate zastaviti prizorišču, da boste iz prve roke preverili ali je primerna izbira za vaš hibridni dogodek.
Prvi faktor izbire pa je zagotovo velikost prostora.
Ali vam prizorišče laho zagotovi dovolj prostora v skladu z nacionalnimi higienskimi priporočili?
Nikoli ne silite z glavo skozi zid, če lokacija ustreza vsem ostalim kriterijem, ne ustreza pa po zmogljivosti glede sprejema vaših udeležencev. Potem to ni lokacija, ki jo boste izbrali.
Poleg tega pa priporočamo, da prizoriščem postavite še naslednja vprašanja:
1. Kakšna je HITROST (bandwith) vaše breZžične povezave?
Gre za hitrost prenosa prejetih in poslanih in se meri v Megabitih na sekundo.
Minimalni standard, ki ga pričakujemo za hibridne dogodke, je 50 Mbps. Priporočamo pa vam, da si naložite program www.speedtest.net in sami preverite, kakšna je dejanska hitrost na prizorišču.
2. Kakšno verzijo ZOOM-a boste uporabili za hibridni dogodek S 50 udeleženci live in 500 online?
Za profesionalni dogodek bi prizorišče moralo razpolagati z Zoom webinar licenco. Če se bodo pohvalili z brezplačno verzijo za Zoom meetings, boste imeli pri izvedbi kar precej težav. Pa ne samo s številom dovoljenih udeležencev, temveč še z marsičem, kar osnovna verzija zooma ne podpira. To velja tudi za ostale videokonferenčne platforme.
3. Ali imate za hibridne dogodke svoj broadcasting studio za spletne dogodke?
Studio za digitalne dogodke je velika prednost. Zaprosite pa za reference že izvedenih hibridnih dogodkov. Preverite reference in se prepričajte, kdo bo skrbel za vaš dogodek. Preverjena in uigrana tehnična ekipa je ključ do uspeha. Ekipa mora združevati različne profile multimedijskih strokovnjakov, še posebej pa strokovnjake, ki obvladajo programe kot je vMix in različne videokonferenčne platforme.
4. Kakšne kamere lahko zagotovite?
Preverite ali lahko prizorišče zagotovi profesionalne kamere z ločljivostjo vsaj 1080p. Če vam ponujajo navadne PTZ kamere, je to znak za alarm, saj bo kakovost prenosa na nivoju posnetka vašega hišnega video nazdora. Polega tega za kakovosten prenos potrebujete vsaj dve studijski kameri.
5. Ali je vaš sistem odprt za različne videokonferenčne platforme?
Resna prizorišča zagotavljajo odprtokodni vklop na različne videokonferenčne platforme, kot so Facebook Live, Linkedin Live, Vimeo, …. Če ponujajo samo eno opcijo, vas morajo v izogib kasnejšim težavam in stroškom na to opozoriti.
6. Ali je možno najeti LED zaslon za ozadje?
LED zaslon lahko močno izboljša vizualni izgled vašega dogodka. To še posebej velja za hibridne dogodke, kjer udeležencem na eni in drugi strani pričarate vrhunsko vzdušje. Pri hibridnih dogodkih je to velika dodana vrednost, saj omogoča animacije in deluje res profesionalno.
7. Ali zagotavljate 2D in 3D animacijo za dogodke?
Video animacije naslednje generacije omogočajo prikaz delovanja izdelkov, animacijo živih bitij in realistično animacijo. Sodijo med ključne elemente sodobnih hibridnih dogodkov. Preverite ali vam to storitev prizorišče lahko zagotovi in tudi podpre z ustrezno programsko opremo.
8. Kakšno opremo zagotavljate za video prenos in mešanje slike?
Večina studiev zagotavlja profesionalno programsko opremo za upravljanje z videom. Najbolj pogosto je to vMix, večina pa podpira tudi druge rešitve, vključno s 3D animacijo in različnimi orodji za interakcijo z udeleženci.
9. Koliko stane postprodukcija videov in kako hitro jo lahko izvedete?
Profesionalna ekipa poskrbi za produkcijo video posnetkov, ki jih kasneje lahko uporabite za promocijo ali prodajo vsebin preko vaših kanalov. Poskrbeti zna za grafično in glasbeno opremo, jingle in vse, kar razumemo kot profesionalno produkcijo vsebin.
10. Ali menjavo scenskih elementov zagotavljate brezplačno?
Hitra menjava scenografije je izjemno pomembna. Praviloma je vključena v ceno najema. Kljub temu pa to preverite vnaprej. Če vam bodo zaračunali vsako scensko manipulacijo, vas bo na koncu bolela glava. Pa še tole, prednost imajo s tega vidika prizorišča, ki omogočajo enostavno dostavo avtomobilov in drugih večjih scenskih elementov.
11. Ali je možna generalka za preizkus ideje in koliko stane?
Najboljša prizorišča se zavedajo pomena generalke, ki bi morala biti vključena v ceno najema. Preverite, kako je s tem in izposlujte dobre pogoje. Brez generalke se namreč hibridnega dogodka na da izpeljati.
12. Ali imajo izrisan tloris postavitev dvoran v skladu s Covid-19 omejitvami?
Za hibridne dogodke je potrebno veliko prostora. Poleg 70 % večjega prostora za sam dogodek je potreben še prostor za režijo in lounge za predavatelje. Prizorišče vam mora zagotoviti tloris z jasno predstavljenimi kapacitetami za studio, udeležence, režijo, catering in backoffice.
13. Kako je z varnostjo podatkov in analitiko?
Ali prizorišče skrbi za varstvo osebnih podatkov v skladu z GDPR zakonodajo? Na kakšen način nam lahko pripravi analitiko podatkov o rezultatih dogodkov. Ali je prizorišče zavarovano pred hekerskimi napadi in kako? To je posebej pomembno na dogodkih, kjer se izmenjujejo podatki in vsebine z oznako poslovna skrivnost.
14. Kakšni so odpovedni pogoji in skriti stroški?
Ta del je res pomemben v času koronakrize. Pri povpraševanju o stroških je pomembno, da ste seznanjeni z različnimi možnostmi in roki plačila. Zahtevajte točne podatke za plan A, B ali C. Prizorišče vam mora temeljito obrazložiti droben tisk v pogodbah. Vztrajajte na tem.
15. Ali zagotavljate brezkontaktni catering?
Povprašajte prizorišče ali ima izkušnje z brezkontaktnim cateringom. Zahtevajte ustrezno predstavitev rešitev in pa certifikate, ki dokazujejo, da gre za pripravo in postrežbo po pravilih NIJZ in ustreznih strokovnih zbornic.
DODATEN NASVET
Če vas bodo na prizorišču glede hibridnih dogodkov gledali kot lik iz znanstveno-fantastičnih filmov, potem je to znak za alarm. Po letu dni koronakrize ne bi smelo biti več izgovorov, da se na takšne dogodke pač ne spoznajo. Zato je kompetentna in strokovna oseba, ki se spozna na digitalne dogodke, zelo pomembna. Izkušnje potrjujejo, da je prvi občutek, ki ga dobite o sogovorniku, pravi. Zato je zelo pomembno, da se temu pogovoru oz. obisku lokacije posvetite in da se na nasprotni strani posvetijo tudi vam. V kolikor ne začutite naklonjenosti vaši ideji glede dogodka, pa se mirno odpeljite na drugo lokacijo in pričnite znova.
Vse klasične prednosti pri izboru prizorišča, ki smo jih poznali prej, seveda veljajo tudi za hibridne dogodke. Še posebej enostavna dostopnost, možnost brezplačnega parkiranja in še marsikaj.
Več podrobnosti o organizaciji digitalnih in hibridnih dogodkov pa lahko preberete na:
https://kongres-magazine.eu/2020/12/live-online-virtual-hybrid-events-high-tech-or-high-touch/