Že večkrat smo pisali o formuli za uspešne digitalne dogodke. Ta je vsaj po mojem mnenju in izkušnjah takšna:

Kolegi pa me sprašujejo še o marsičem, kar je povezano z organizacijo digitalnih dogodkov. Očitno je razkorak med teorijo in prakso velik, saj bi se sicer z minimalno pomočjo strička Googla dalo organizirati prav vsak digitalni dogodek. Realnost pa je bolj podobna učenju na napakah. Kot radi rečemo, bolje na tujih, kot na svojih.

Zato smo zbrali nekaj naših najnovejših idej in priporočil, ki vam bodo v pomoč pri organizaciji vašega naslednjega digitalnega dogodka. Vse so vezane na naše praktične izkušnje pri organiziranju spletnih dogodkov v zadnjih nekaj mesecih.

Predvsem pa je potrebno razumeti, zakaj se nekdo sploh udeleži digitalnega dogodka. Če se opremo na rezultate zadnje raziskave revije Kongres, so ključni razlogi:

• vsebina
• možnost za mreženje
• odlični predavatelji
• nove poslovne priložnosti

Morda še bolj zanimivi pa so razlogi, zaradi katerih se ljudje ne udeležijo digitalnih dogodkov:

• dolgočasna vsebina
• nimam časa
• prevelika skupina udeležencev
• utrujen/-a sem od spletnih dogodov

Tudi zaradi tega je potrebno pri digitalnih dogodkih resnično paziti na vsako malenkost. Dobrega digitalnega dogodka ne boste izpeljali brez profesionalnega kongresnega organizatorja. Ali brez profesionalnega organizatorja digitalnih dogodkov.

Pa poglejmo nekaj naših zadnjih praktičnih spoznanj in napak, na katerih smo se naučili nekaj novega.

Najprej je treba izpostaviti dva podatka, ki sta pomembna za organizatorje. Po raziskavh revije Kongres so idealni dnevi za organizacijo torek, četrtek in petek. Najboljši termini pa so po mnenju organizatorjev:

• 45,1 %  – 10.00 – 12.00
• 20,6 %  – 15.00 – 17.00
• 16,7 % – 13.00 – 15.00
• 8,8 %  – 17.00 – 19.00
• 6,9 %  – 19.00 – 22.00
• 2,0 % – 12.00 – 13.00

Na osnovi praktičnih izkušenj smo prišli tudi do optimalnih dolžin spletnih dogodkov:

• 20′ – še sprejemljiva dolžina glavnih predavanj (key-note)
• 10 – 20 ‘ – optimalna dolžina odmora
• 15′ – najdaljša dolžina spletnega klepeta
• 60′ – najdaljša dolžina webinarja
• 90′ – najdaljša dolžina diskusije
• 45′ – optimalna dolžina webinarja
• 3 – 5 ur /dan – najdaljša dolžina večdnevnih dogodkov

UVOD DOGODKA

Analiza je pokazala, da veliko udeležencev izgubimo v prvih petih minutah. Poskrbeti moramo za dober štart in dobro zagreti občinstvo. Vsi, ki so v čakalnic,i bodo veseli, če jih bomo sprejeli s prijetno glasbo. Dobrodošli so video posnetki. Prvih pet minut je res usodnih. Če to zanemarimo in ne poskrbimo za pozitivno presenečenje, se nam lahko zgodi, da bodo udeleženci sicer prijavljeni v dogodek, medtem pa si bodo urejali nohte in se ukvarjali s hišnimi ljubljenčki. Pomaga lahko dramatična statistika, anekdote, osebne zgodbe in izkušnje, ter vse, kar bi na dogodku zanimalo tudi vas.

DOLŽINA PREZENTACIJ – Staro Pecha Kucha pravilo 20 x 20

Analizirali smo tudi kako dolgo traja pozornost udeležencev. Na platformi ClickMeeting smo spremljali, kako dolgo so udeleženci aktivno spremljali prezentacijo. Staro “Pecha Kucha” pravilo se je izkazalo za optimalno. Udeleženci v povprečju spremljajo max. 20 slidov v trajanju max. 10 minut. Še bolje pa je, če je prezentacija krajša. Po desetih minutah pa koncentracija drastično pade. Temu bi morali prilagoditi dolžino vašega dogodka in posameznih vsebinskih sklopov.

UPRAVLJANJE PREZENTACIJ

Verjetno najbolj pogosta in najbolj banalna situacija so zapleti z delitvijo prezentacije (sharing screen). Vsak videokonferenčni sistem je svoja zgodba. Skoraj vsak predavatelj pa želi po naših izkušnjah prezentacijo upravljati sam.Vsekakor toplo priporočam, da to preverite na vaji ali generalki pred samim dogodkom. S tem boste preprečili, da se vam na dan dogodka zgodijo neprijetna presenečenja kot je izklop celotnega dogodka. Vsekakor pa nikoli in nikdar statusa gostitelja (host) ne predajte predavateljem. To hitro pripelje do katastrofe in razpada dogodka. Po izkušnjah skoraj vsi videoonferečni sistemi omogočajo kontrolo tega področja digitalnega dogodka.

ENOSMERNA KOMUNIKACIJA

se mora končati, saj vodi do katastrofalnih digitalnih dogodkov. Digitalni dogodki niso TV prenos. Udeleženci res sovražijo, če so pasivni opazovalci, pričakujejo pogovor, aktivno konverzacijo. Odločiti se morate kakšnega tipa je vaš dogodek. Tudi s TV prenosom ali streamingom ni nič narobe, če to ustreza potrebam vaših udeležencev. Sicer pa se da z različnimi orodji poskrbeti za dvosmerno komunikacijo. Najbolj pa pomaga profesionalni spletni moderator, ki deluje z roko v roki z režijo ali tehničnim moderatorjem. To so ključne osebe dobrega spletnega dogodka.

VKLJUČENOST UDELEŽENCEV

Za začetek predlagam, da resno in odgovorno uporabite vse, kar vam omogočajo video konferenčni sistemi. Največkrat gre za “chat, whiteboard, surveys, Q&A, Call to Actions”, ter druge oblike, ki neposredno vključijo vaše udeležence v dogodek.
Precej bolj učinkoviti pa so “breakout rooms”. V tem okviru lahko res dosežete dobro sodelovanje med udeleženci. Vendar tudi v tem primeru ne gre pretiravati z dolžino. Pet minut je čudežena številka za hitre pogovore v skupinah.

Pa še eno pravilo smo spoznali skozi izvedbo dogodkov. Na vsakih 10 minut se mora zgoditi nekaj zanimivega za udeležence. Nekateri zagovarjajo tudi pravilo 5 minut, vendar bo po naših izkušnjah delovala tudi interakcija vsakih 10 minut. Zato tudi priporočamo pripravo scenarija, kjer vse to vnaprej predvidite.

MOTEČI ODMEV

To je najbrž najbolj zoprna in sitna situacija. Po naših izkušnjah je potrebno udeležencem napisati zelo jasna navodila, kaj vse lahko povzroči odmev. To se najpogosteje zgodi, ko skuša naenkrat govoriti več ljudi oziroma, ko ima več oseb hkrati vklopljen mikrofon.

Najbolj enostavno je, da vsem udeležencem izklopite zvok. V navodilih pa lahko zapišete tudi nekaj pravil, ki lahko pomagajo. Najbolj pogosto prihaja do echo efekta, kadar sta dva udeleženca dogodka v isti sobi. Priporočljivo je, da v času spletnega dogodka uporabljate zgolj videokonferenčni sistem in izklopite vse ostale aplikacije, ki uporabljajo zvok in sliko. To so tudi TV sprejemniki, ter druge digitalne naprave.

PO DOGODKU

Pa še eno pravilo je izjemno pomembno. Udeležencem morate čimprej posredovati obljubljene posnetke in prezentacije. Najboljši videokonferenčni sistemi imajo takšno možnost vgrajeno in z nekaj kliki lahko razpošljete prezentacijo in video posnetke, pa tudi potrdilo o udeležbi in še marsikaj. Na tem področju marketinška avtomatizacija dela čudeže. Če boste na ta del dogodka pozabili, bodo na vas pozabili tudi udeleženci vašega dogodka.

Članek je za vas pripravila agencija 

Toleranca marketing
Event and Marketing Agency

www.toleranca.eu