KAKO PREMOSTITI IZZIVE UDELEŽENCEV V ŽIVO IN PREKO SPLETA NA HIBRIDNIH DOGODKIH

Kako doseči, da bo na vašem dogodku spletna publika enako zadovoljna kot publika, ki dogodek spremlja v živo? To je najbrž najpomembnejše vprašanje pri organizaciji hibridnih dogodkov. Prva stvar, ki mi pri tem pride na misel, je beseda PHYGITAL, ki je pravzaprav druga beseda za hibridne dogodke. Formula je preprosta physical + digital = phygital. Če to prevedemo v jezik hibridnih dogodkov, združujemo dogodek v živo z videokonferenčnimi sistemi in aplikacijami v nepozabno interaktivno izkušnjo za udeležence. 

Točno to je glavna naloga in izziv vseh, ki se ukvarjamo z organizacijo hibridnih dogodkov. Ker je hibridni model novost tako za organizatorje kot naročnike, se srečujemo z veliko vprašanji in dilemami. Največ odgovorov prinesejo izkušnje. Tiste z naših dogodkov smo zato združili v deset točk, ki so nam v pomoč pri premagovanju razdalj med dvema vrstama včasih precej oddaljenih udeležencev. 

Prvi in osnovni pogoj za uspešno povezovanje, so vrhunske in interaktivne vsebine. Brez njih vam vse zapisano v nadaljevanju ne bo uspelo. Vsebine namreč poganjajo večino spodaj zapisanih točk. 

1. Izbor videkonferenčne platforme 

Pri izboru videokonferenčnih platform ni rešitve, ki bi ustrezala čisto vsem vašim potrebam. Skoraj vedno nekaj manjka, pogosto pa je povezano tudi z visokimi dodatnimi stroški. Hibridne konference so lahko zelo kompleksne, zato je je pomembno, da izberete rešitev, ki deluje tudi kot konferenčni app in podpira vaše specifične zahteve, kot so npr. hitri zmenki in podobno, omogočati pa mora tudi ustrezno brendiranje dogodka.

2. Kakovost video prenosa 

Pri spletnem video prenosu je kakovost pomembna, še najbolj pa to velja za kakovost zvoka. Slabega zvoka nam spletni udeleženci zlepa ne bodo oprostili. Danes pričakovan standard je HD  kakovost (min. 1080 p) in atraktivno kadriranje, ki bo spletno publiko zadržalo na dogodku. Snemanje proti svetlobi, izgubljanje slike zaradi slabe internetne povezave, šumi iz ozadja in podobne napake bodo spletno publiko hitro odvrnile od vašega dogodka. 

3. Spletna klepetalnica (Live chat)

Je danes ena od osnovnih funkcij vsake resne videokonferenčne platforme. Pogosto je nadgrajena s t.i. QA funkcijo, ki javno izpostavlja ključna vprašanja udeležencev. Seveda pa mora biti ta funkcija dostopna tako publiki preko spleta, kot tisti v živo. To pa je najlažje rešljivo preko zmogljive mobilne aplikacije za dogodek (app). Razmislite tudi o integraciji z rešitvami kot so Slack, Google Chat, itd. 

4. Hibridni multimedijski zid (Hybrid Wall)

Nekoč popularne projekcije Twitter komentarjev na t.i. Twitter panoje (Twitter Walls), danes zamenjuje projekcija na hibridni zid. Tja preko vmesnikov projiciramo dogajanje iz klepetalnice, rezultate anket, zabeležke. Možnosti je veliko, vse od zelo preprostih rešitev, do kompleksnih programov, ki omogočajo integracijo različnih komunikacij, povezanih z dogodkom. Takšni so npr. walls.io, tagboard.com, everwall.com, …

5. Video in prezentacije na zahtevo (Video on demand)

Ko so udeleženci fizičnega dogodka na odmoru za kavo ali delovnem kosilu, je potrebno tudi spletni publiki ponuditi ustrezno izkušnjo. Možnosti je več, največkrat pa jim ponudimo vsebine na zahtevo, ki jih posnamemo vnaprej. Poigramo se lahko tudi s predhodnim pošiljanjem »gadget«-ov, morda skodelice za kavo, sladice,…To pa je tudi področje, ki omogoča monetizacijo in aktivno vključevanje vaših sponzorjev. 

6. Mreženje (Matchmaking)

Omogočanje spletnih sestankov je še ena od možnosti za povezovanje obeh publik. Obstaja veliko različic, vse od preprostih klepetalnic do kompleksnih sistemov za sklepanje video sestankov vnaprej. Takšna funkcionalnost vse bolj postaja standard, ki ga udeleženci pričakujejo v paketu, skupaj z integracijo v različne spletne koledarje. 

7. Konferenčne sobe 

Večina videokonferenčnih sistemov omogoča odpiranje virtualnih konferenčnih sob. V okviru sob lahko povezujete spletno in live publiko. S konferenčnimi sobami je začel Zoom, danes pa jih ponuja večina platform. Njihova prednost je, da zelo dobro nadomeščajo klepet ob kavi na živih dogodkih, predstavljajo pa tudi preprosto obliko mreženja. Udeležencev ne smete prepustiti samim sebi, vsaka skupina mora imeti moderatorja in temo, ki jo obravnava.

8. Povezovanje preko družabnih omrežij 

Ena najbolj preprostih tehnik povezovanja dveh skupnosti je preko družabnih omrežij. V ta namen morate dogodek podpreti z ustreznimi ključniki. Iz izkušenj pa je potreben še moderator družabnih omrežij, ki udeležence vzpodbuja k kakovostni komunikaciji. V praksi se je izkazalo, da je pri izboru družabnih omrežij potrebno slediti principu manj je več.

9. Ankete, vprašalniki, glasovanja 

Dobrodošel pospeševalev interakcije so ankete, glasovanja in spletni vprašalniki. Na naših dogodkih uporabljamo Slido, ki se je izkazal kot zelo zanesljiv in robusten sistem. Zelo preprosto ga je integirati v različne platforme, danes pa je tudi sestavni del Zooma. Glede na izkušnje, morate za takšne oblike aktivacije obvezno angažirati spletnega moderatorja s specifičnimi znanji moderiranja.

10. Nagradne igre 

Nadgradnja preprostih vprašalnikov in anket so nagradne igre. Po naših izkušnjah so najbolj učinkovite preproste igre, ki so integrirane tudi v mobilno aplikacijo. S tem bodo imeli dostop do igre vsi udeleženci.  Možnosti je veliko od virtualnih sob pobega (virtual escape rooms), iskanja zaklada (virtual treasure hunt) do preprostih tombol ali koles sreče. Ponudnikov takšnih iger je veliko npr. loquiz, pointgram, socialpoint. 

Avtor članka:

Natalija Bah Čad
Toleranca Marketing
Live & Digital Events and Marketing Agency
www.toleranca.eu