PRIMER PROJEKTA #SAFECONVENTA

Conventa je bila zadnji večji mednarodni B2B dogodek pred korona krizo, in je prvi, ki se je zares zgodil po dobrem letu hibernacije industrije srečanj. Organizatorji smo morali dogodek prestaviti iz januarja na avgust in jo povezati s festivalom Conventa Crossover. Zaradi koronske situacije smo se odločili za hibridno izvedbo.

V Ljubljano so po dolgem času prišli tuji udeleženci iz 24 držav. To je povečalo tudi naše skrbi glede varne in zdrave organizacije dogodka. Nikakor si namreč nismo želeli privoščiti situacije, da bi kdo od udeležencev na dogodku zbolel. Tako veliko odgovornost smo vzeli skrajno resno in pripravili zelo natančen načrt obvladovanja koronske situacije. Dogodek smo namreč zastavili tudi kot pilotski projekt in primer dobre prakse, ki naj bi spodbudil organizatorje dogodkov k organizaciji takšnih dogodkov. Ključna ugotovitev vseh testnih dogodkov v Evropi je, da je dodatno tveganje okužbe na dogodkih, kjer se spoštujejo pravila manjše od odstotka. To smo uspešno dokazali tudi v praksi. V nadaljevanju predstavljamo serijo ukrepov, ki so bili izpeljani v praksi. Pa tudi nekaj praktičnih priporočil.

Osnovni princip za udeležbo na dogodku

Glede na priporočila smo kot osnovni princip za udeležbo na dogodku postavili princip PCT P(rebolevniki) – T(estirani) – C(epljeni).

To je v praksi pomenilo zagotavljanje naslednjih ukrepov:

1. Potrdilo o cepljenju ali prebolelosti bolezni Covid, ki ga bodo udeleženci dokazovali z evropskim cepilnim potnim listom
2. Hitri antigenski test ob prihodu za vse ostale
3. Karantena v primeru pozitivnega testa na dogodku
4. Striktno spoštovanje pravil “Varno in zdravo na dogodke”, ki jih je izdal Kongresni urad Slovenije

Udeleženci so morali za udeležbo na dogodku zagotoviti:

Potrdilo o cepljenju v digitalni ali tiskani obliki ali
(Za vstop v Slovenijo so bila v času dogodka priznana naslednja cepiva: BioNtech/Pfizer, AstraZeneca, Johnson & Johnson, Moderna in Sinopharm. Šteje se, da ste “cepljeni” od 22. dne po prvem odmerku, cepljenje pa traja 90 dni od datuma cepljenja.)

Dokazilo o pretekli okužbi ali
(Na dogodek so lahko vstopili udeleženci s potrdilom o prebolevnosti, ki ni bilo starejše od šestih mesecev.)

Negativni test COVID
(V skladu s pogojem PCT so morali necepljeni udeleženci predložiti test PCR, ki ni bil starejši od 72 ur ali antigenski tekst, ki ni bil starejši od 48 ur. Teste je morala izdati zdravstvena ustanova.)

Za osebe, ki so v Slovenijo vstopili iz držav na oranžnem ali rdečem seznamu je veljalo, da lahko v državo vstopijo brez karantene vsi, ki imajo evropsko digitalno potrdilo ali digitalno Covidno potrdilo tretje države.

Struktura udeležencev glede na izpolnjevanje pogojev PCT na Conventi 2021:

• P(rebolevniki) delež 2 %
• T(estirani) delež 12 %
• C(epljeni) delež 86 %

*Od vseh udeležencev je 7% PCR testov, 5 % pa hitrih antigenskih testov

Dodatni ukrepi za zagotavljanje varnosti

Za zagotavljanje varnosti udeležencev smo pripravil izvedbeni načrt. Pri pripravi smo izhajali iz zaključkov testnih projektov, ki jih je na Nizozemskem izvedel Fieldlab v sodelovanju s TU Delft. Hkrati smo upoštevali tudi aktualna priporočila NIJZ. Nastala je kontrolna lista, ki jo zelo priporočamo vsem organizatorjem do konca pandemije. Nihče si namreč ne želi situacije, da bi ravno na njihovem dogodku prišlo do okužbe. Zato vam priporočamo, da na večjih live in hibridnih dogodkih striktno izpeljete naslednjih deset ukrepov.

1. Varnostna dopolnitev registracijskega procesa

Poleg osnovne registracije morajo vsi udeleženci nekaj dni pred prihodom izpolniti spletni obrazec, ki je namenjen izključno zagotavljanju varnosti in zdravja. Na ta način smo lahko načrtovali organizacijo testiranja. S pomočjo pridobljenih podatkov pa smo lahko zagotovili hitro brezstično registracijo. Izziv je bil, da vladna aplikacija za preverjanje Covid potrdil v času dogodka ni delovala. Zato se je zbiranje podatkov vnaprej izkazalo za zelo koristno in ga priporočamo vsem organizatorjem.

2. Hitro antigensko testiranje na licu mesta

Za udeležence, ki nimajo potrdila o cepljenju ali prebolelosti oz. evropskega cepilnega potnega lista, smo morali organizatorji zagotoviti testiranje s hitrimi antigenskimi ali PCR testi. To je v našem primeru izvedlo profesionalno osebje, ki po potrebi in priporočilih NIJZ meri tudi temperatuto udeležencev. Glede na velik delež cepljenih udeležencev smo v času dogodka izvedli testiranje za le nekaj več kot 40 udeležencev.

3. Ranljive skupine in samoizolacija

Proces varne registracije in hitro antigensko testiranje omogoča, da vstop na dogodek preprečimo okuženim osebam. V primeru slabega počutja katerega od udeležencev, pa je potrebno v sodelovanju z medicinskim osebjem zagotoviti prostor za samoizolacijo. Ta prostor smo zagotovili skupaj s prizoriščem dogodka in ga na srečo nismo uporabili.

4. Omejitev velikosti skupin

Pri prevozih udeležencev je potrebno omejiti število potnikov in zagotoviti potrebno varnostno razdaljo, določeno s strani NIJZ. To je kar precej podražilo stroške transporta udeležencev. Na samem dogodku pa je potrebno s pametno razporeditvijo, sistemom hojnic in servisnih prostorov preprečili grupiranje večjih skupin udeležencev. V praksi to pomeni, da za dogodek tipa Conventa potrebujete relativno veliko prostora, kot je razvidno iz naslednje točke.

5. Logistika dogodka

Je bila posebej prilagojena in izvedena po preprosti logiki, da naj bodo vsi prostori večji za 50 %. To omogoča zagotavljanje varne razdalje 1,5 metra. Po standardu DIN 15906 standardu je bila pred koronokrizo neto površina na udeleženca:

6. Zračenje in uporaba zunanjih prostorov

Posebno pozornost smo namenili zračenju in zagotavljanju kakovosti zraka. Kakovost zraka je potrebno stalno meriti in jasno komunicirati z udeleženci. Od prizorišča lahko zahtevate specialne filtre. Tudi na tem področju smo z Gospodarskim razstaviščem vzorno sodelovali. Zaradi izvedbe sredi poletja pa smo osrednji družabni dogodek izvedli na prostem na dvorišču Ljubljanskega gradu.

7. Catering

Predlagamo, da za udeležence zagotovite brezstični catering. Vse dogodke, kjer je to mogoče, poskusite organizirati na prostem. Na Conventi smo mize, stole, razstavne pulte in opremo razporedili tako, da je bila ves čas zagotovljena zadostna medosebna razdalja. Posebej pa smo ponosni na naše partnerje, ki so poskrbeli, da je bil ta del programa izpeljan na res visokem nivoju.

8. Osebna zaščita in higiena

Razkuževalniki so postali obvezna oprema na vseh dogodkih. To velja tudi za navodila glede osebne zaščite in higiene. Glede zaščitnih mask pa predlagamo, da sledite aktualnim nasvetom nacionalnih inštitutov za javno zdravje. V času našega dogodka je veljalo pravilo, da so udeleženci poslovnih dogodkov, ki so dokazali enega od pogojev PCT lahko brez mask tudi v zaprtih prostorih.

9. Obnašanje udeležencev

Ta del regulirajte z zelo jasnimi navodili, ki naj bodo izpostavljena na vseh točkah, kjer so udeleženci. Priporočamo izdelavo infografike z jasnimi navodili za vse skupine udeležencev. Jasno komuniciranje naj izvajajo tudi vsi partnerji in podizvajalci. Posebej pomembno je označevanje smeri gibanja udeležencev.

10. SMART organizacija Convente

Pri izvedbi dogodkov smo striktno sledili tudi izhodiščem v okviru certifikata Varno in zdravo na dogodke. Organizacijo smo želeli dvigniti še na višji nivo in izpeljati pilotski projekt kot primer dobre prakse. To vključuje tudi intenzivno usposabljanje vseh deležnikov projekta za varno in zdravo izvedbo projekta.