Pregled orodij in tehnik in praktičnih nasvetov za zadovoljne udeležence

Vključevalno in sodelovalno organiziranje dogodkov me je navduševalo in spremljalo skozi zadnjih petnajst let. Na tem področju smo preizkusili številne metode in tehnike, ki so strnjene v knjigi Power to the meetings, v poglavju Co-creation, nekaj pa si jih lahko pogledate na povezavi:

https://kongres-magazine.eu/2020/09/co-creation-activate-your-participants/.

Pred leti sem zapisal, da bi morali dogodki postati prostor soustvarjanja in skupnega iskanja rešitev. Klasične konference tega ne omogočajo, zato so nastale številne metode, tehnike in procesi za organizacijo dogodkov, ki temeljijo na medsebojnem spoštovanju, kolektivni inteligenci in soustvarjanju. Temelj takšnih dogodkov je aktivno sodelovanje, ki zna prebuditi individualne in kolektivne potenciale. Imenujemo ga preprosto soustvarjanje (co-creation).

Kolegi me pogosto sprašujejo, ali takratne ugotovitve veljajo tudi danes. Koronakriza je naredila ogromno za digitalizacijo dogodkov, vprašanje pa je, koliko je naredila za vključevalno organizacijo dogodkov.

Najprej bistveno. Digitalizacija ima veliko pozitivnih posledic, ki jih ne smemo spregledati, najbolj na okolje, na katerega vpliva blagodejno. Precej bolj zapleteno in manj enoznačni pa so dogovori na to, ali je tudi preko spleta možno zagotoviti isto stopnjo vključenosti udeležencev.

Namesto enosmernih predavanj »ex cathedra«, kjer so poslušalci predvsem pasivni (s)prejemniki informacij, si organizatorji tudi v digitalnem svetu prizadevamo ustvarjati sproščeno in stimulativno okolje, v katerem vsi prisotni živahno sodelujejo ter prispevajo, plemenitijo in nadgrajujejo svoje bogate izkušnje.

Ključni del koncepta je torej ustvarjanje odprtega prostora, kjer so moderator dogodka in udeleženci soustvarjalci. Takšen pristop omogoča, da iz dogodka pridemo z novimi pogledi, alternativnimi rešitvami, drugačnim razumevanjem in morda celo novimi rešitvami problemov.

Metode in tehnike co-creation pri digitalnih in hibridnih dogodkih so primerne predvsem, kadar želimo prebuditi spečo modrost udeležencev na naslednjih področjih:

• Reševanja problemov
• Krepitve ustvarjalnosti
• Iskanja inovacij

POZOR: Problem pa imamo s pozornostjo udeležencev. Na platformi Click Meeting, kjer smo tudi sami izpeljali res veliko spletnih dogodkov, so na osnovi 2,3 miljona izvedenih dogodkov ugotovili sledeče: Na spletnijh seminarjih ali webinarjih udeleženci povprečno zdržijo 40 minut, na spletnih srečanjih pa zgolj 35 minut.

Čas, ki nam je na odmerjen na digitalnih dogodkih, je torej zelo omejen. Še bolj zanimiva pa je analiza kaj so na tej platformi dejansko uporabljali posamezni predavatelji. Rezultati so nekako pričakovani. Glavnina je svoje prezentacije utemeljila na power point prezentacijah in deljenju svojih zaslonov. Le peščica pa je izrabila široko funkcionalnost te platforme. Poglejmo statistiko:

Danes poznamo na desetine tehnik in orodij, ki nagovarjajo različne potrebe in delovne sloge udeležencev, žal pa jih uporabljamo le malo in zato smo v nadaljevanju zbrali nekaj priporočil iz naše prakse. Še več pa jih imajo na zalogi profesionalni moderatorji digitalnih dogodkov. Kot vedno, priporočamo ekipo Masters in Moderation: www.mastersinmoderation.com, ki se je odlično prilagodila novi digitalni realnosti.

1. Izbira videokonferenčne platforme

Menim, da se vse začne z izbiro video konferenčne platforme. Najboljše ponujajo celo serijo orodij za vključevalno organizacijo dogodkov. Kot sem že večkrat zapisal, ni univerzalne platforme, ki bi zadostila vsem potrebam. Po koronskem letu 2020 pa je temu morda še najbližje vseprisotni Zoom.

2. Prezentacija

O tem je bilo že res veliko napisanega. Pa ponovimo še enkrat. Naštevanje dolgočasnih podatkov bo vaše udeležence spravilo v hibridni ali digitalni delirij. Izognite se temu s profesionalno in pavočasno pripravo predavateljev in spletno občinstvo vam bo neizmerno hvaležno. To pa seveda zahteva kar precej dela in predvsem zelo jasna navodila. Prezentacija naj bo vizualno privlačna in pametno zdizajnirana. Najbolje bo, da to prepustite profesionalcem.

3. Ankete (Polls)

Pionirji anket na dogodkih Slido so ta del dogodkov dvignili na nivo znanosti. Naš preprost predlog je, da v primeru krajših webinarjev ritem z anketami dvigujete na vsakih 10 do 15 minut. To pomeni, da v preprost enourni spletni webinar vključite dve do tri ankete. Super je, če lahko ankete povežete tudi z rezultati anketiranja na širšem vzorcu in primerjate rezultate. Udeleženci vam bodo za to hvaležni in bodo dlje ohranili pozornost.

4. Spletni ledolomilci (Icebreakers)

Njihov namen je jasen. Sprostiti udeležence pred začetkom ali med dogodkom. Gre za kratke vsebinske ali zabavne intervencije, ki dvignejo energijo in vzdržujejo napetost do konca dogodka. Lahko gre za preproste aktivnosti, kot npr. iskanje najbolj odbitega predmeta v stanovanju, ki ga udeleženci delijo z ostalimi ipd.

5. Udarna vprašanja (Fire questions)

Preprosta vprašanja, ki jih moderator postavi spletni publiki. Tipično vprašanje za dvig temperature je, kako se počutite na lestvici od 1 do 10. Takšna vprašanja lahko učinkovito povežejo publiko. Med takšna vprašanja so lahko tudi povsem preprosta v slogu: »Ali vam je ljubše Sredozemsko ali Jadransko morje itd.?«

6. Virtualni kviz

Kar nekaj aplikacij omogoča zabavne virtualne kvize v realnem času. Kako zanimivi bodo, je seveda odvisno od izbranih vprašanj. Če gre za strokovni dogodek, pa s tem ne bi smeli imeti težav. Ne spreglejte različnega nivoja znanja udeležencev.

7. Digitalna šolska tabla (white board)

Kar precej videkonferečnih platform omogoča uporabo table. Zanimiva ideja je, da na table udeleženci narišejo svoje razpoloženje. To lahko naredite ob ustreznih inštruckijah. Po tabli lahko prosto rišete, dobra ideja je najem profesionalnega ilustratorja, ki sproti beleži ključne misli in zaključke konference.

8. Skupinske fotke

Seznam virtualnih lomilcev ledu ne bi bil popoln brez skupinske fotografije! Ta je zabavna tako v videoklepetu kot v resničnem življenju. Poleg tega jo lahko vedno znova ponovite tako, da vsakič posnamete drugo fotografijo – naredite smešne obraze, pripeljite svoje hišne ljubljenčke, naredite noro gesto, bodite ustvarjalni.

9. Spletne sobe pobega

Ponudniki sob pobega so razvili dobre rešitve tudi v virtualnem ali digitalnem svetu. Če vam to dopušča časovni okvir dogodka, so to lahko zelo zanimive rešitve. Velik izbor najdete nahttps://www.escapelive.co.uk/

10. Pogovorne sobe ali roomsi

So prav tako del vsak resne videokonferenčne platforme. Omogočajo kar precej sodelovalnih aktivnosti in so pravzaprav osnovno orodje za aktivno sodelovanje. Čisto vsega ne boste mogli izpeljeti preko spleta, večino pa z malce truda in dobrimi moderatorji.

Vsi tehnološki friki pa lahko uporabite naslednja vroča inovativna orodja in aplikacije:

• Slido je še vedno prva izbira za bolj zahtevne ankete, raziskave in še marsikaj 
• Mural je krasno orodje za virtualni viharjenje možganov 
• Miro je šolska tabla (whiteboard) na steroidih 
• Kumospace je orodje za spletno klepetanje, kjer lahko kolege povabite v virtualni bar 
• Topia je aplikacija za skupinsko virtualno sodelovanje 

Skratka, na voljo je ogromno rešitev in ni izgovorov za dolgočasne spletne dogodke. Mislim, da je torej odgovor na vprašanje ali so vnaprej posneti dogodki še dogodki ali zgolj kino predstava jasen. Tudi vnaprej posneti dogodki so lahko del zgodbe, če so pametno intergirani v dogodek. Celovečerne filme, dokumentarce pa sam raje pogledam na Netflixu ali v kinu. Smisel dogodkov je tako v izmenjavi mnenj, sodelovanju in vsem, o čemer sem pisal na začetku.