POGLED V ZAKULISJE HIBRIDNIH DOGODKOV

Ali, kako se izogniti spletnim zombijem

Naj takoj razjasnim in pojasnim osnovno dilemo hibridnih dogodkov na konkretnem primeru. Danes sem si ogledal video prenos pomembnega dogodka, na katerega sem bil vabljen. Povsod so ga reklamirali kot hibridni dogodek. To so samozavestno zapisali tudi na YouTube kanalu, kamor so neposredno prenašali dogodek. Potekal je v živo z omejenim številom udeležencev, ter v obliki preprostega streaminga na YouTube.

Nekoč sem zapisal, da hibridni dogodki združujejo najboljše iz obeh svetov, živih in digitalnih dogodkov. Hkrati pa povezuje obe publiki preko različnih orodij. Komunikacija ponavadi poteka preko resnih videokonferenčnih platform, ki omogočajo interakcijo, igrifikacijo in še marsikaj. Na današnjem dogodku sem dobil občutek, da sem drugo ali celo tretjerazredni udeleženec. Nekakšen spletni zombi. Vsa pozornost je bila namenjena politikom, ki so sedeli v živo v prvih vrstah. Nobene interakcije, enosmerno komuniciranje in čisto dolgočasje. Če je bila enosmerna komunikacija cilj dogodka, so ga nedvomno dosegli. K temu so dodatno prispevali predavatelji, ki so bili zelo slabo pripravljeni. Kakšnih 50 slide-ov statističnih podatkov v 20 minutah ne obvlada niti najboljši govorec.

Zato predlagam vsem organizatorjem dogodkov, da se o izvedbi hibridnih dogodkov posvetujejo s profesionalci, sicer pa je res najbolje komunicirati, da gre za dogodek v živo z video prenosom preko spleta. Tako se pričakovanja ustrezno znižajo in odpadejo podobni nesporazumi.

Predvsem pa vsem svetujem, da vsaj kakšen dan ali dva preživite v režiji in produkciji hibridnih dogodkov. Sam sem to izpeljal večkrat. Le tako sem lahko zares razumel, kako vse skupaj poteka in kaj lahko svetujem naročnikom.Največ sem se o hibridnih dogodkih naučil od legendarnega Petra Kastelica, pionirja streaminga in očeta spletnih video prenosov. Peter je odličen pedagog. Z veliko potrpežljivosti nas s sodelavci vodi skozi pasti in čeri zahtevnih hibridnih dogodkov.

Preverjanje prizorišča

Preden se poglobimo v konkretna priporočila, bi rad posebej izpostavil, kako pomemben je temeljit ogled prizorišča pred dogodkom. Na prizorišču najprej preverite internetno povezavo. Ta je pogosto precej počasnejša od obljub. Z aplikacijami, kot je Speedtest in podobnimi, boste hitro preverili, kakšno je dejansko stanje. Drugi klasičen zaplet je s prostorom za režijo. Zanj potrebujete kar precej prostora ali takole čez palec minimalno kakšnih 15 m2. Razmislite, kam boste vse predvidene člane ekipe s svojimi switcherji, monitorji in prenosniki, pa kako jih boste s paravani ločili od udeležencev. Le redka prizorišča imajo to res dobro rešeno. Do tehničnega prostora z režijo morajo seveda voditi tudi vse video, avdio in internet povezave. Vsem toplo priporočam, da prizorišču pošljete podrobno specifikacijo z vsemi vašimi zahtevami in vnaprej razmislite o rezervnem načrtu. Tudi kakšen kolut optičnega kabla pripravite za vsak slučaj.

Zakaj potrebujemo generalko?

Preprosto zato, ker gre za tehnično zahtevno produkcijo. Delovanja vseh sistemov zagotovo ne boste mogli kakovostno stestirati zgolj kakšno uro pred dogodkom. Preveč stvari gre lahko narobe. Zato sami vztrajamo na generalki vsaj na predvečer dogodka. Čeprav to povzroči dodatne stroške, se sam v hibridno izvedbo ne upam spustiti brez garancije, da bo vse postavljeno vsaj tri do štiri ure pred dogodkom. To naj bo nekakšen minimum za načrtovanje dogodka. Na generalki boste lahko odpravili tudi vse napake spletnih predavateljev. Najbolj pogosta je spletna kamera proti svetlobi, ki v živo in preko spleta izgleda katastrofalno. Preverili boste tudi zvok. Slabo sliko vam udeleženci še nekako odpustijo, slabega zvoka pa nikoli.

ETHERNET ali wifi?

To je najbrž vsem jasno, vendar se vedno znova pojavljajo posamezniki, ki brezpogojno zaupajo brezžičnemu omrežju. LAN ali lokalno omrežje, ki deluje po protokolu ethernet, je preprosto bolj stabilna in hitrejša opcija, takšna, kot jo zahtevajo in potrebujejo digitalni in hibridni dogodki. Brezžično omrežje je manj stabilno, odvisno od števila udeležencev na dogodku, pa tudi naravnih in gradbenih ovir. Če zaniha jakost omrežja, bo zanihala tudi kakovost vašega dogodka. Odgovor je torej jasen in enoznačen. Ključne naprave na dogodku povežite v LAN omrežje, ali pa si zagotovite lasten zaprt wlan. Pri LAN omrežju obvezno preverite tudi kakovost kablov. Razlika v kakovosti je lahko zelo velika. Veliko spremembo pa utegne prinesti omrežje 5G, ki bo zapisani dilemi naredilo konec.

Koliko osebja?

Število osebja je odvisno od zahtevnosti dogodka. O različnih tipih hibridov smo že pisali (o tem lahko preberete na povezavi: Tipi hibridnih dogodkov). Za najbolj preprost hibrid boste potrebovali vsaj pet vrhunskih mojstrov. V mislih imejte publiko v živo, ki jo morate servisirati z vsaj enim multimedijskim tehnikom in enim VJ-jem. Ta je hkrati nekakšen posrednik med obema publikama. Za spletno publiko pa potrebujete režiserja hibridnega dogodka, kamermana in upravljalca videokonferenčnega sistema. Ob zahtevnih produkcijah ekipa hitro naraste na 10 in več tehnikov. Zato zgodbicam o preprosti rešitvi z enim tehnikom ne nasedajte. To je vsaj po naših izkušnjah misija nemogoče.

Kaj smo se naučili na napakah in poskusih?

Zbrali smo še nekaj praktičnih nasvetov in priporočil, ki vam bodo zagotovo v pomoč.

1. Preverite, kaj vam dejansko omogoča licenca za videokonferenčni sistem. Zapomnite si, da sistemi vključno z Zoom-om niso zastonj. Brezplačna Zoom licenca za hibridne dogodke ne zadošča. Večinoma je strošek odvisen od števila udeležencev in tipa dogodka sestanek (meeting), spletna konferenca (webinar).

2. Linke za dogodke odprite pravočasno in jih pošljite udeležencem vsaj 2 do 3 dni pred dogodkom. Kljub temu, da sporočila vsi spletni sistemi pošiljajo avtomatizirano, priporočamo še dodatno aktivnost. Povabilo lahko pošljete tudi preko enega od desktop koledarjev. To je preprost in zanesljiv način. Še posebej, če nastavite terminski opomnik za udeležence.

3. Zberite vse telefonske številke predavateljev in ključnih oseb, ki se bodo vklapljali preko spleta. Nikoli ne veš, kaj gre lahko narobe in morda bo edina rešitev telefonski klic. Prav tako natančno pripravite tehnična navodila. Sami jih običajno osebno predstavimo predavateljem na spletnem sestanku vsaj teden dni pred dogodkom.

4. Ne pozabite na povezovalno prezentacijo, ki jo bo upravljal VJ. Oblikovanje prepustite profesionalcem, če želite, da bo konferenca pustila dober vtis na udeležence. Spletni zaslon si zamislite kot nekakšen digitalni oder, ki mora za udeležence izgledati čim bolj privlačno in prijazno in vsaj tako dobro kot oder v živo.

5. Od vseh predavateljev pridobite prezentacije in video posnetke vnaprej. Tudi če bodo predavatelji delili svoj zaslon, morate imeti prezentacije za backup. Če se karkoli zgodi, lahko v režiji vskočite in normalno izpeljete dogodek do konca in brez prekinitev.

6. Predavatelji naj se v Zoom ali druge sisteme prijavljajo s pravim imenom in priimkom. Pogosto se zgodi, da se javljajo z drugim geslom, ki ga tehniki ne poznajo in ne obstaja na urniku. To ima za posledico zmedo in tudi kakšno konkretno programsko napako.

7. Poskrbite, da v prostoru dogodka zlasti pa v tehničnem prostoru ne bo prihajalo do šumov in bruma. Običajno se zgodi, če se dogodka lotite v naglici in ne pozabite preveriti, ali so utišane prav vse elektronske naprave (mute). To velja tudi za računalnike, kjer izklopite vse opomnike in druga zvočna opozorila.

8. Obvezno poskrbite za moderatorja v živo in moderatorja spletne publike. Brez tega na hibridnih dogodkih preprosto ne gre. Spletni moderator bo poskrbel za povezavo med obema publikama, moderiral vprašanja in še marsikaj, kar razlikuje dober dogodek od povprečnega.

9. Ko se začne produkcija, je konec demokracije. V zakulisju naj bo samo en vodja, ki bo dajal natančna navodila celotni ekipi. To je režiser hibridnega dogodka, ki ima podobno vlogo kot inspicient v gledališču.

10. Ne pozabite na precizno pripravljen scenarij, ki mora vključevati in povezovati obe publiki. O tem, kako se piše scenarij za hibridne dogodke smo že pisali in si lahko preberete v članku Kako napisati scenarij za hibridne dogodke

To je le manjši del dolge kontrolne liste, ki smo jo organizatorji razvili za lastne potrebe. Pomembno pa je, da vse detajle premislite vnaprej. Pri tako zahtevnih dogodkih ima namreč vsaka malenkost svoje posledice. Kompleksnost pa narašča z dodajanjem simultanega prevajanja, številom vzporednih sekcij, zahtevnejšim kadriranjem z več kamerami, igranjem z večjim številom odrov in še marsičem.

Zato naročnikom svetujemo tudi princip KISS (Keep it Simple and Stupid), ki se je v praksi najbolje obnesel. Predvsem pa ne pretiravajte z dolžino programa. Koncentracija spletne publike je ekstremno kratka. Po naših raziskavah zdržijo v enem dnevu maksimalno dva do tri vsebinske sklope po dve šolski uri. Vse, kar je daljše, bo drastično zmanjšalo številčnost spletne publike. Pa ne pozabite na plan A in B, včasih pa tudi C. Pri hibridnih dogodkih moramo vnaprej predvideti, kaj bi šlo lahko narobe.

Vsekakor pa ne smete pozabiti na najpomembnejši del. Bolj kot tehnologija, je pomembna izbira primerne vsebine, saj gre za povezovanje dveh ciljnih skupin (live in online) s povsem različnimi potrebami. Udeleženci v obeh svetovih pričakujejo dvosmerno komunikacijo in interaktivnost. Na tem področju se dogaja tudi največ inovacij.